Dotyczy produktów: Symfonia HR , Hsys
Dotyczy licencji: Z wykupionym modułem Szkolenia wer. 104
Zakładka Edycja danych zawiera najważniejsze ustawienia dotyczące konfiguracji szkolenia. To tutaj wyznaczysz termin, miejsce oraz pozostałe szczegóły istotne z perspektywy organizatora. Poniżej przedstawiamy kilka wybranych funkcjonalności, które mogą okazać się pomocne podczas przygotowywania szkolenia czyli jak działa minimalna liczba uczestników, jak przypisać szkolenie jako obowiązkowe dla grupy, jak wysłać zaproszenie do kalendarza, czym jest harmonogram oraz opisy notyfikacji. Zapraszamy do lektury!
Jak przejść do zakładki Edycja danych?
Zakładka znajduje się w każdym szkoleniu po przejściu ścieżki Moduły → Szkolenia → Lista szkoleń → ikonka ołówka przy wybranym szkoleniu → Edytuj → Edycja danych
Jakie opcje dostępne są podczas konfiguracji szkolenia?
- Dane podstawowe czyli dotyczące nazwy, statusu, daty oraz miejsca szkolenia,
- Możesz stworzyć grupę prywatną w szkoleniu, która pozwoli na komunikację miedzy uczestnikami i trenerem. Po zaznaczeniu tej opcji i przypisaniu uczestników możesz swobodnie przechodzić do niej z poziomu szkolenia a użytkownicy poprzez Tablicę szkoleń,
- Określasz kto widzi szkolenie i kto może się na nie zapisać,
- Aktywowanie ankiety - ewaluacyjna oraz behawioralna (więcej na ten temat w zakładce edycja danych> ankieta ewaluacyjna).
- Testy - decydujesz czy szkolenie ma zawierać testy (pre-test lub post-test)
- Konfigurujesz limity, minimalną ilość zgłoszeń, które grupy mają widzieć szkolenie jako obowiązkowe
- Dodajesz certyfikat lub dziennik - jeżeli zostały one odpowiednio przygotowane i zaimplementowane do systemu
Więcej nt. elementów dostępnych podczas konfiguracji znajdziesz również w artykule Opcje dodatkowe podczas zakładania szkolenia
Jak działa opcja Minimalna liczba uczestników?
Dla szkolenia otwartego, można aktywować opcję Minimalna liczba uczestników, w której wskażesz minimalną liczbę uczestników oraz datę do kiedy wymagane jest jej zebranie.
W przypadku, gdy uzupełnisz pole wskazujące na minimalną liczbę osób, możesz dodatkowo uruchomić opcję Powiadomienie o niewystarczającej ilości osób. Po jej wybraniu masz możliwość zdefiniowania, na ile dni przed rozpoczęciem szkolenia, wysłać powiadomienie, którego treść należy wpisać w polu Treść wiadomości. Kanały notyfikacji możliwe do wyboru to: Email, Mailbox lub Dzwonek.
Po uzupełnieniu i zapisaniu formularza, zmiany będą widoczne w edycji szkolenia. Powiadomienie zostanie wysłane do autora szkolenia, systemem o nazwie „cron” , które regularnie o godzinie 7, wysyła różne powiadomienia z systemu, w tym to o niewystarczającej liczbie osób.
Grupy przypisane do szkolenia
Jako administrator, masz możliwość ograniczenia dostępu do szkoleń otwartych danej grupie dynamicznej. Dzięki opcji Wybierz grupy, którym szkolenie ma zostać udostępnione w trybie obowiązkowym tylko wskazana grupa, ma możliwość zapoznania się z ofertą /opisem danego szkolenia i zapisania się na nie.
Szkolenie udostępnione w trybie obowiązkowym lub nieobowiązkowym dla danej grupy, będzie widoczne tylko dla jej uczestników na Tablicy szkoleń. Po zapisie na szkolenie, zostanie ono przeniesione do zakładki Moje Szkolenia.
Wysyłka zaproszeń do kalendarza
System, dzięki opcji Wyślij zaproszenie do kalendarza i Uczestnikom - po potwierdzeniu uczestnictwa w szkoleniu pozwala na wysłanie zaproszenia na szkolenie do kalendarza przypisanych osób.
Miejsce, gdzie Moduły → Szkolenia → Szkolenia → Szkolenie XYZ → ikona 3 kropek → Edytuj → zakładka Edycja danych → Wyślij zaproszenie do kalendarza
Zaproszenie zostanie wysłane do kalendarza uczestnika, jeśli ten, będzie miał jeden z dwóch statusów Potwierdzony przez HR lub Potwierdzony uczestnik.
W przypadku, jeśli uczestnik zostanie usunięty ze szkolenia, zaproszenie w kalendarzu nie usunie się z kalendarza.
Harmonogram
Symfonia HR pozwala stworzyć Program czasowy szkolenia dla trenera, gdzie dodawany jest plan tego wydarzenia z rozpiską dotyczącą planowanych działań oraz ich zakresu czasowego.
Harmonogram znajdziesz przechodząc ścieżkę Moduły → Szkolenia → Szkolenia → Szkolenie XYZ → ikona 3 kropek → Edytuj → zakładka Harmonogram → Program czasowy szkolenia
W tym miejscu administrator dodaje moduły szkoleniowe (bloki szkoleniowe), dla każdego z modułu można przypisać trenera, które będzie to prowadził, po czym dostanie on na maila informacje z datą, godzinami modułu.
Opis do notyfikacji
Pole Opis do notyfikacji pozwala przygotować treść komunikatu, który będzie wyświetlany, jako część innej notyfikacji dostarczanej podczas wysyłania przypomnienia o nadchodzącym szkoleniu.
Miejsce do uzupełnienia notyfikacji znajdziesz w Moduły → Szkolenia → Szkolenia → Szkolenie XYZ → ikona 3 kropek → Edytuj → zakładka Edycja danych → Opis do notyfikacji