Dotyczy produktów: Symfonia HR , Hsys
Dotyczy licencji: Z wykupionym modułem Wnioski
Prawidłowe i dopasowane do potrzeb działanie wniosku, jest kluczem do automatyzacji tego elementu w organizacji. Dobrze zaprojektowany wniosek, znacznie ułatwi pracę oraz pozwoli na sprawne jego procedowanie. Poniżej się dowiesz, gdzie go utworzyć oraz jakie pola, są możliwe do ustawienia podczas jego konfiguracji.
Gdzie utworzyć nowy wniosek?
Dodanie nowego wniosku odbywa się w Moduły → Wszystkie → Wnioski
Jakie pola są istotne i co oznaczają konkretne opcje podczas tworzenia wniosku?
Podczas tworzenia wniosku masz szereg dostępnych ustawień, które są opisane poniżej:
- Pola, które są niezbędne do utworzenia wniosku to jego Nazwa oraz Typ,
- Jeżeli planujesz stworzenie wniosku opartego o szablon to musi być Typ - Standardowy,
- Przygotuj opis do wniosku, który będzie doprecyzowywał dla kogo jest i czemu służy,
- Pole Kolor wskazuje jakiej barwy będzie kafelek z wnioskiem po wejściu do Tablica → Wnioski,
- Pole Kategoria umożliwia podział wniosków na kategorie np. Administracyjne, Nieobecności. Podział pozwoli na utrzymanie ładu i sprawi, że użytkowanie będzie bardziej intuicyjne,
Możesz również ustalić Opiekuna wniosku. Z racji, iż jest to pole wielokrotnego wyboru, opiekunów dla jednego wniosku może być kilku,
Prawa, jakie posiada Opiekun wniosku zostały opisane w zakładce Prawa we wnioskach.
- Akceptacja wniosku przez jedną osobę, powoduje usunięcie zadań pozostałym osobom z tego samego poziomu akceptacji - zaakceptowanie wniosku przez jedną osobę spowoduje usunięcie zadań innym osobom, które znajdują się na tym samym poziomie akceptacji,
- Ile razy użytkownik może złożyć wniosek - jest to ciekawa opcja pozwalająca stworzyć wniosek, który przez danego pracownika może zostać złożony tylko raz w przypadku wyboru opcji Jednokrotnie. Po złożeniu znika z listy dostępnych, ale jest oczywiście odnotowany w systemie i widnieje w złożonych wnioskach. W przypadku zaznaczenia opcji Wielokrotnie wniosek będzie mógł być składany jak sama nazwa wskazuje wielokrotnie,
Możliwość składania wniosków za inne osoby pozwala kierownikom, administratorom i opiekunom składać wniosek nie tylko w swoim imieniu, ale również za pracowników. Zakres jest możliwy do wyboru spośród opcji:
• kierownik za swoich bezpośrednich pracowników oraz administrator platformy, administrator wniosku oraz opiekun wniosku za wszystkich użytkowników,
• tylko kierownik za swoich bezpośrednich podwładnych,
• tylko administrator platformy, administrator wniosków i opiekun za wszystkich pracowników.
Jeżeli, opcja ta zostanie włączona, przy wniosku pojawi się dodatkowy przycisk „ Złóż wniosek jako…”.
- Wysyłanie maila z informacją do zastępujących osób - jest to opcja, która funkcjonuje tylko w przypadku wniosków urlopowych,
W systemie dostępnych jest kilka ustawień, które w odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie będą komunikować zmiany w zakresie statusu wniosku:
• Wysyłanie maila z informacją do wnioskodawcy - zaznaczenie tej opcji powoduje wysłanie informacji do wnioskodawcy tj. pracownika.
• Wysyłanie maila z informacją do składającego wniosek - zaznaczenie zaś tej opcji powoduje wysłanie potwierdzenia do osoby, która złożyła wniosek w imieniu pracownika np. do jego przełożonego,
- Automatyczne złożenie wniosku po zapisaniu usuwa etap pośredni tj. podgląd z możliwością np. cofnięcia zmian. Ustawienie wyklucza przycisk Zatwierdź i złóż wniosek, którego nie będzie,
- Dodatkowa wysyłka maila z informacją o akceptacji i odrzuceniu wniosku dla wnioskodawcy - wnioskodawca otrzyma powiadomienie na maila, że jego wniosek został zaakceptowany lub odrzucony,
Akceptacja wniosku przez jedną osobę, powoduje wysłanie powiadomienia osobom z tego samego poziomu akceptacji, którzy mają jeszcze zaakceptować wniosek - po zaznaczeniu tej opcji, wszystkie osoby które są na tym samym poziomie akceptacji wniosku, dostaną powiadomienie o tym, że wniosek został zaakceptowany przez inną osobę a także, że wniosek czeka jeszcze na ich akceptacje,
Aby powiadomienie zostało wysłane należy się upewnić, że w Ustawieniach Systemu → Powiadomienia wielokanałowe → Wnioski są zaznaczone kanały wysyłania powiadomień,
- Osoby informowane o każdej akceptacji i odrzuceniu wniosku (mailbox) - włączenie tej opcji pozwala na wybranie osób, które otrzymają monit (wiadomość do kafelka mailbox) o akceptacji, bądź odrzuceniu wniosku,
- Sposób powiadomienia osób w ścieżce akceptacji o zaakceptowaniu wniosku - powiadomienie wysyłane do osób w ścieżce po zaakceptowaniu wniosku,
- Sposób powiadomienia osób w ścieżce akceptacji o odrzuceniu wniosku - powiadomienie wysyłane do osób w ścieżce po odrzuceniu wniosku,
- Sposób powiadomienia osób w ścieżce akceptacji o nowym komentarzu do wniosku - funkcja ta pozwala na wybranie sposobu poinformowana osób w ścieżce o pojawieniu się nowego komentarzu we wniosku,
- Sekcje niewidoczne w druku dla pracownika - jest możliwość wyboru sekcji, które nie będą widoczne podczas wydruku a są to : Komentarze, Ścieżki akceptacji lub Dane aplikującego,
- Powiadom osobę składającą wniosek o etapach akceptacji (mailbox) - włączenie tej funkcji sprawia, że wnioskodawca otrzymuje monit (wiadomość do mailboxa) z informacją o tym, na jakim etapie ścieżki akceptacji w tej chwili znajduje się złożony przez niego wniosek,
- Monit z przypomnieniem o akceptacji wniosku - zaznaczenie tego pola powoduje włączenie opcji przypominającej o wniosku, który czeka na zatwierdzenie. Do wyboru kanał notyfikacji oraz możliwość ustawienia cykliczności dla tego elementu,
- Złożenie wniosku w przypadku pustej ścieżki akceptacji skutkuje jego automatyczną akceptacją - wniosek z pustą ścieżką akceptacji i zaznaczoną tą opcją będzie automatycznie zatwierdzany,
- Pole "Komentarz" udostępnione podczas składania wniosku - podczas akceptacji wniosku może się okazać, że osoby akceptujące, mogą potrzebować miejsca na dodanie komentarza, więc takie pole może okazać się przydatne, zwłaszcza z dodatkową funkcją Tylko osoby ze ścieżki akceptacji.