Dotyczy produktów: Symfonia HR , Hsys
Dotyczy licencji: Z wykupionym modułem Wnioski o nieobecność
Sekcja Powiadomienia zawiera szereg ustawień i opcji, które wpływają na powiadomienia generowane w systemie. Dzięki odpowiedniej konfiguracji, określisz kiedy, dla kogo i jakie powiadomienie zostanie wysłane. Artykuł dodatkowo przedstawi Tobie istotne ustawienia, które mogą ułatwić zarządzanie wnioskami.
Co mogę ustawić i jak w sekcji Powiadomienia?
Domyślnie, zaznaczone są wszystkie kanały powiadomień tj: e-mail, mailbox oraz dzwonek. Dotyczy to zarówno w przypadku zaznaczonych okienek wyboru, jak i tych, które nie są zaznaczone, czyli są puste.
Kliknij na obraz, żeby powiększyć W tabeli zaznaczone są powiadomienia dla:
- Osób ze ścieżki akceptacji o złożeniu i nowym komentarzu we wniosku
- Przełożonego o złożeniu i nowym komentarzu we wniosku
- Wnioskodawcy o złożeniu, akceptacji, odrzuceniu, anulowaniu i nowym komentarzu
- Składającego wniosek o złożeniu, akceptacji, odrzuceniu, anulowaniu i nowym komentarzu
- Opiekuna o akceptacji i odrzuceniu wniosku
- Dodatkowo możesz sam aktywować powiadomienie dla wybranego odbiorcy ze struktury
Jeśli chcesz zmienić standardowe ustawienia kanałów powiadomień przy wybranym etapie, to naciśnij ikonkę trzech kropek i wybierz opcję Ustawienia. Następnie w oknie Ustaw kanały zaznacz lub odznacz wybrane kanały i Zapisz zmiany
Kliknij na obraz, żeby powiększyć
Monit z przypomnieniem o akceptacji wniosku
Monit z przypomnieniem o akceptacji wniosku - zaznaczenie tego pola powoduje włączenie opcji przypominającej o wniosku, który czeka na zatwierdzenie.
Po przesunięciu ikony suwaka, pojawią się dodatkowe pola do uzupełnienia, takie jak:
- ustawienie ilości dni od daty wysłania wniosku do akceptacji,
przypomnienie cykliczne oraz możliwość wyboru kanału powiadomień cyklicznych (domyślnie zaznaczone są wszystkie kanały)
Kliknij na obraz, żeby powiększyć
Monit z przypomnieniem otrzymują osoby, które są dodane w ścieżce akceptacji danego wniosku.
Przypomnienia cykliczne będą przychodziły codziennie od momentu otrzymaniu monitu.
W przypadku wieloetapowej ścieżki akceptacji, monit z przypomnieniem o akceptacji wniosku, otrzyma osoba, u której w danym czasie wniosek czeka na akceptację. Dni od daty wysłania wniosku do akceptacji liczymy dla każdego etapu od nowa
Zalecamy, aby osoba, która otrzymuje monit, nie była ostatnim etapem w ścieżce akceptacji, ponieważ może spowodować to duplikowanie powiadomień, co jest prawidłowym działem systemu przy akceptacji ścieżek.
Ważne informacje
W sytuacji, gdy Przełożony jest jednocześnie osobą ze ścieżki akceptacji to otrzyma on podwójne powiadomienia, Jeżeli, Wnioskodawca i składający wniosek to ta sama osoba to otrzyma on tylko jedno powiadomienie
Odbiorcy otrzymują w powiadomieniach różne linki do podglądu wniosku w zależności od tego, jaką rolę pełnią. Na przykład, gdy Przełożony jest jednocześnie osobą ze ścieżki akceptacji i otrzymuje on dwa powiadomienia, w pierwszym z nich jako przełożony widzi tylko szczegóły wniosku, natomiast w drugim jako osoba ze ścieżki akceptacji ma także dostępne przyciski, za pomocą których, może Cofnąć wniosek do poprawy, Odrzucić lub go Zaakceptować.
W przypadku wniosku, który ma ustawioną pełną ścieżkę anulacji, powiadomienia o Anulowaniu wniosku przyjdą dopiero po zaakceptowaniu wniosku o anulację.