Hurtowe dodawanie uczestników szkolenia

Dotyczy produktów: Symfonia HR , Hsys 
Dotyczy licencji: Z wykupionym modułem Szkolenia wer. 104

W nowoczesnych systemach zarządzania szkoleniami kluczowym wyzwaniem jest sprawne wprowadzanie danych o przeszłych i bieżących szkoleniach. Nasz system został zaprojektowany tak, aby uprościć ten proces, jednocześnie zapewniając maksymalną kontrolę nad jakością importowanych informacji.

Proces importu nie jest jednorazową czynnością wymagającą natychmiastowego uzupełnienia wszystkich szczegółów. Został podzielony na przemyślane etapy, które pozwalają na stopniowe budowanie kompletnej bazy szkoleń bez ryzyka przeciążenia systemu lub popełnienia błędów.

Główną ideą przyświecającą projektowi jest elastyczność i user-friendly approach. Oznacza to, że administrator może najpierw zaimportować podstawowe informacje o szkoleniach - kluczowe dane o uczestnikach, nazwach szkoleń, terminach i podstawowych wynikach. System automatycznie utworzy listy szkoleń oraz zakładkę uczestników.

Dopiero w kolejnym kroku można spokojnie, bez pośpiechu, uzupełniać szczegółowe informacje: dodawać kompleksowe opisy szkoleń, materiały dodatkowe, załączniki i inne istotne dokumenty. Takie podejście pozwala na zachowanie porządku i kontroli podczas zarządzania bazą szkoleniową.

Jakie są zasady ogólne?

• Nie można importować wszystkich danych jednocześnie
• Można zaimportować podstawowe informacje o uczestnikach szkoleń

Jak wygląda proces importowania?

1. Przygotuj plik importowy
2. Sprawdź poprawność danych
3. Przeprowadź import podstawowych informacji
4. Ręcznie uzupełnij szczegóły szkolenia

Jak postąpić w module Szkolenia?

• Ścieżka: Moduły → Wszystkie → Szkolenia → Import

  

  Wymagania techniczne:

  • Maksymalnie 15 000 wierszy w pliku
  • Format pliku: CSV UTF-8
  • Kodowanie: UTF-8
  • Separator: średnik (w Excel - przecinek)

  

  Wymagane kolumny:

  • identifier (unikalny identyfikator)
  • status (stan szkolenia)
  • trainingName (nazwa szkolenia)
  • result (wynik szkolenia)
  • assignmentDate (data przypisania)
  • trainingStartDate (data rozpoczęcia)
  • trainingStopDate (data zakończenia)

  Dodatkowe kolumny:

  • Kolumna obligatory - TAK/NIE (domyślnie NIE)
  • opcjonalne trainingIdentifier

  

  Krok po kroku:

  1. Pobierz przykładowy plik z widoku importu szkoleń
  2. Otwórz pusty arkusz w Excel

  3. Wybierz: Dane → Pobierz dane z pliku tekstowego/csv

     

  4. Załaduj pobrany "przykładowy plik"
  5. Wprowadź własne dane (nadpisz wszystkie przykładowe dane)
  6. Sprawdź format dat (rrrr-mm-dd)
  7. Zapisz jako plik CSV UTF-8

  

• Jak postąpić w module Szkolenia SCORM?

  Ścieżka: Moduły → Wszystkie → Szkolenia SCORM → Import

  

  Wymagane kolumny:

  • identifier
  • trainingName
  • status
  • assignmentDate

  

  Proces:

  1. Pobierz przykładowy plik z widoku importu szkoleń SCORM
  2. Otwórz pusty arkusz w Excel

  3. Wybierz: Dane → Pobierz dane z pliku tekstowego/csv

     

  4. Załaduj pobrany "przykładowy plik"

     

  5. Wprowadź własne dane (nadpisz wszystkie przykładowe dane)

  6. Sprawdź format dat (rrrr-mm-dd)

     

  7. Zapisz jako plik CSV UTF-8

     

• Jak postąpić w module Szkolenia E-learning?

  Ścieżka: Moduły → Wszystkie → Szkolenia E-learning → Import

  Wymagane kolumny:

  • identifier
  • trainingName
  • status
  • assignmentDate

  Proces:

  1. Pobierz przykładowy plik z widoku importu szkoleń SCORM
  2. Otwórz pusty arkusz w Excel

  3. Wybierz: Dane → Pobierz dane z pliku tekstowego/csv

     

  4. Załaduj pobrany "przykładowy plik"

     

  5. Wprowadź własne dane (nadpisz wszystkie przykładowe dane)

  6. Sprawdź format dat (rrrr-mm-dd)

     

  7. Zapisz jako plik CSV UTF-8

  

Na co zwrócić szczególną uwagę?

Ważne uwagi:

• Nazwy kolumn w języku angielskim
• Statusy w języku polskim
• Dokładnie sprawdzaj format i poprawność danych

Możliwe problemy i rozwiązania:

• Błędny format pliku → użyj pliku przykładowego
• Nieprawidłowe kodowanie → zapisz jako UTF-8 (otwórz za pomocą notatnika i sprawdź, czy zawiera średniki)
• Przekroczenie limitu wierszy → podziel plik

Po imporcie:

• Zweryfikuj zaimportowane szkolenia
• Uzupełnij szczegóły każdego szkolenia
• Dodaj treści, materiały, załączniki

Wsparcie:

• Skontaktuj się z administratorem systemu
• Sprawdź dokumentację importu
• Zgłoś problemy techniczne

Zalecenia:

• Zawsze twórz kopię zapasową danych
• Importuj małymi partiami
• Weryfikuj dane po imporcie